iHeadHunt persondatapolitik

Maj 2018

I det følgende kan du læse om hvordan iHeadHunt behandler persondata i henhold til EU’s persondataforordning (GDPR) og den danske persondatalovgivning.

Du kan læse om følgende:
– Persondatapolitik for kandidater til stillinger og CV-database.
– Persondatapolitik for ansatte hos iHeadHunt
– Fysiske lokationer for iHeadHunt
– Ved evt. brud på sikkerheden

Vi benytter os i vid udstrækning af SaaS-løsninger (software as a service løsninger, som ligger i skyen hos vores leverandør). Og vi benytter os af erfarne leverandører, som er vant til at behandle og opbevare data. Det har vi valgt både for at effektivisere vores processer og for at sikre høj datasikkerhed – og overholdelse af gældende lovgivning.

Persondatapolitik for kandidater til stillinger og CV-database

Med hvilket formål opbevarer og behandler vi persondata?

iHeadHunt er en rekrutteringsvirksomhed, og derfor opbevarer og behandler vi persondata med det formål at besætte stillinger hos vores kunder. Vi vil samtidig gerne hjælpe mennesker videre i deres karriere.
Derfor behandler vi din ansøgning, dit CV mv., samt opbevarer dine data.

Hvilke data opbevarer vi?

Vi opbevarer:
– Dit CV, dog uden personfølsomme data (se nedenfor)
– Evt. udfyldt kompetencematrix
– Evt. ansøgning
– Relevante noter nedskrevet af vores konsulenter

Hvilke data opbevarer vi ikke?

Vi opbevarer ikke særlige personoplysninger (følsomme personoplysninger) som:
– Dit fulde cpr.nr.
– Racemæssig eller etnisk baggrund
– Biometriske data mhp. entydig identifikation
– Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
– Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
– Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold
– Oplysninger om strafbare forhold

Specifikt vedr. straffeattest.:

Straffeattest, indhentes i relevante tilfælde via dig. Du vil skulle give samtykke hertil, selvom det er dig selv som indhenter straffeattesten. Du skal også give samtykke til at vi udleverer attesten til vores kunde. Vi sletter attesten hos iHeadHunt efter fremsendelse til vores kunde.

Såfremt vi ved gennemgang af databasen ser CV’er eller filer, som indeholder ovenstående personfølsomme eller semi-personfølsomme data, så vil disse blive slettet.

Hvordan, hvor længe og hvor opbevarer vi data?

Vi benytter LinkedIns Recruiter Professionel

Her søger vi efter og indleder dialog med kandidater. Her har vi adgang til de data, som du har på din offentlige LinkedIn profil. Vi kommunikerer ofte med kandidater via LinkedIns e-mail system. Disse e-mail dialoger – og evt. tilføjede noter relateret til din profil- vil blive slettet senest efter 12 måneder. LinkedIn data og e-mails via LinkedIns mailsystem opbevares hos LinkedIn.

Vi benytter Microsoft Office365 til almindelige e-mails.

Korrespondance mellem iHeadHunt og kandidater slettes efter 6 måneder. Korrespondance mellem iHeadHunt og virksomheder, der indeholder kandidatdata, slettes efter 6 måneder.

E-mails opbevares hos Microsoft Office 365 datacentre. Du kan løbende følge med på Microsofts vilkår for Online tjenester.

Øvrige dialoger mellem iHeadHunt og kandidater slettes efter 6 måneder

Dette gælder fx SMS’er, dialog via Facebook og andre sociale medier, samt dialog via andre kanaler.

Ved print af dine data

Vi printer sjældent kopier længere. Vi forsøger at være et papirløst firma, når det gælder kandidatdata. Såfremt vi udskriver dine data vil disse blive makuleret hurtigst muligt og senest 1 måned efter rekrutteringsforløbet afslutning.

Når du ansøger en stilling via iHeadHunt

Når du ansøger en stilling via iHeadHunt, vil det ske som en almindelig e-mail, hvor vi benytter Microsoft Office 365. Regler for opbevarelse af CV og evt. ansøgning vil følge reglerne nævnt ovenfor gældende ”almindelige e-mails”. iHeadHunt har ikke et egentligt rekrutteringssystem.

Når du sender os dit CV til vores CV-database

Hvis du ønsker at vi skal kunne kontakte dig vedr. jobmuligheder, så kan du vælge at sende os dit CV via vores mailsystem nævnt ovenfor. Vores opbevaringsregler vil følge de regler som nævnt for ”almindelige e-mails”.

Når iHeadHunt kontakter dig via fx LinkedIn eller på anden vis

Vi kontakter aktivt kandidater, som vi finder relevante til stillinger, som vi besætter for vores kunder. Det sker via LinkedIn eller ad andre kanaler. Såfremt du er interesseret i den stilling vi præsenterer for dig, så vil vi bede dig om at sende os et CV og typisk en udfyldt kompetencematrix. Disse data vil blive gemt i 6 måneder, hvorefter data slettes.

Samtykke til at tage referencer – Hvordan tager vi referencer på dig?

En sjælden gang tager vi reference på en kandidat. Referencetagning sker udelukkende hos personer, som du har udleveret kontaktdata på og som iHeadHunt har fået samtykke til at kontakte. Evt. noter fra referencetagning vil blive slettet så snart disse er videregivet til kunden.

Data om dig, når du skal præsenteres for en virksomhed

iHeadHunt sender typisk et CV, udfyldt kompetencematrix og 5-10 linjers noter til kunden per e-mail. Vores opbevaringsregler vil følge de regler som nævnt for ”almindelige e-mails”.

Du har retten til at blive slettet

Hvis du ønsker at få slettet data om dig hurtigere end 6 måneder kan du eksplicit give iHeadHunt besked om dette. Vi vil umiddelbart herefter slette alle relevante data i relation til dig.

Persondatapolitik for ansatte hos iHeadHunt

Når du er ansat hos iHeadHunt så opbevarer vi dine data i en systematisk mappestruktur på DropBox. Vi bruger udelukkende medarbejderes data til personaleadministration.

Her opbevares:
– Navn, adresse, cpr.nr
– Dit CV og evt. ansøgning
– Ansættelseskontrakt
– Evt. MUS aftaler, uddybende jobbeskrivelser og aftaler for performance mv.
– Kopi af evt. sygemeldinger og andre dokumenter, som måtte være brugt til indberetning

Hertil vil vi have registrering af arbejdstid, bankkonto, cpr-nr. (afregning af skat) osv.

Med dit NEM-ID kan du altid gå ind på Virk.dk og Skat for at se hvilke indberetninger iHeadHunt har foretaget.

Fysiske lokationer for iHeadHunt

iHeadHunts lokationer er forsvarligt sikret. Alle computere skal åbnes med password. Dertil skal alle systemer entreres med password.
Vi forsøger at være papirløse, men såfremt kandidatdata udskrives vil de makuleres senest 6 måneder efter rekrutteringsprocessen afslutning.
Vores konsulenter er ligeledes opmærksomme på den diskretion, som skal være tilstede, når besøgende kommer hos iHeadHunt.

Ved brud på sikkerheden

Hvis vi registrerer et brud på persondatasikkerheden, som indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder, vil vi uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at vi er blevet bekendt med det, anmelde bruddet til Datatilsynet. Vi vil samtidig informere de berørte personer.